Kdo a kde smí úředně ověřit váš podpis a co si připravit

Ověření podpisu má dva zcela různé významy, které se v dotazech pletou. Úřední ověření podpisu, odborně legalizace, je potvrzení, že listinu jste před ověřující osobou podepsali vy, nebo že svůj podpis na ní před ní uznáte za vlastní. Druhým významem je technická kontrola elektronického podpisu v souboru: kdo data podepsal, kdy a zda se po podpisu nezměnily. První dělá úřad, druhou validátor. Tato stránka se věnuje tomu prvnímu; postup při elektronické kontrole najde v návodu ověření elektronického podpisu.

Kdo může úředně ověřit podpis

Ověřování pravosti podpisu upravuje zákon č. 21/2006 Sb., zákon o ověřování. Podle § 1 a § 5 tohoto zákona legalizaci provádějí:

• krajské úřady
• obecní úřady obcí s rozšířenou působností
• obecní úřady a úřady městských částí nebo městských obvodů statutárních měst a Prahy, které vyjmenává prováděcí vyhláška č. 36/2006 Sb.
• újezdní úřady
• držitel poštovní licence, v praxi zejména Česká pošta
• Hospodářská komora České republiky

Ministerstvo vnitra k tomuto úkonu jako doplňující předpisy uvádí i notářský řád a zákon o advokacii; podobné ověřování tedy mají i notáři a advokáti (MV ČR). Nejobvyklejší cesta vede na kontaktní místo veřejné správy označené Czech POINT – bývá na obecním úřadě i na poště.

Papírovou listinu ověří všechny uvedené instituce. U dokumentu v elektronické podobě rozsah působnosti omezuje § 5 odst. 2 zákona o ověřování: legalizaci smí z obecních úřadů provést jen ten, který je kontaktním místem veřejné správy.

Co je potřeba k ověření podpisu

• Platný doklad totožnosti. Občan ČR použije občanský průkaz nebo cestovní doklad. Cizinec cestovní doklad, průkaz totožnosti občana EU, státu EHP nebo Švýcarska, případně doklad opravňující k pobytu v ČR; zahraniční doklad musí obsahovat fotografii.
• Listina, na které se podpis ověřuje. Zákon umožňuje dvě varianty: před ověřující osobou listinu vlastnoručně podepíšete, nebo na ní existující podpis uznáte za vlastní (§ 10 odst. 1). Přinesete-li už podepsaný dokument, musí uznání podpisu proběhnout právě před ověřující osobou; samotné přiložení listiny nestačí.
• Žádost. Legalizace se provádí vždy na žádost (§ 10 odst. 3), nikoli z moci úřední.
• Dva svědké vezměte pouze v případě, že nemůžete číst nebo psát (§ 10 odst. 4). Pokud se s obsahem dokážete seznámit pomocí pomůcek nebo jiné osoby a jste schopni listinu podepsat sami, svědkové potřeba nejsou.

Kdy vám podpis úředně neověří

§ 13 zákona o ověřování vyjmenovává překážky. Ty, které nejčastěji kazí cestu na úřad:

• listina neobsahuje žádný text
• listina, na které má být podpis ověřen, je zcela nevyplněný formulář
• podpis byl nahrazen mechanickým prostředkem využívajícím grafické znázornění vlastnoručního podpisu
• žadatel nepředložil platný doklad totožnosti
• dokument je v cizím jazyce, ověřující osoba jej neovládá a není přiložen úředně ověřený překlad
• elektronický dokument nemá formát a náležitosti stanovené prováděcím předpisem – to platí pro eLegalizaci, viz níže

Co znamená úředně ověřený podpis

Na listinu, nebo na list s ní pevně spojený, úřad vyznačí ověřovací doložku a otisk úředního razítka (§ 11). Doložka podle § 12 obsahuje označení úřadu, pořadové číslo zápisu v ověřovací knize, jméno, datum a místo narození a adresu žadatele, údaj o použitém dokladu, údaj, že před ověřující osobou podepsal nebo podpis uznal za vlastní, datum provedení a podpis ověřující osoby. O každém úkonu se vede záznam v ověřovací knize (§ 16).

Co se tím potvrzuje: kdo podepsal. Co se tím nepotvrzuje: správnost ani pravdivost údajů v dokumentu a jejich soulad s právními předpisy – úřad za obsah dokumentu neodpovídá (§ 10 odst. 2).

Častá otázka zní, zda kvalifikovaný elektronický podpis nahrazuje podpis úředně ověřený. Nařízení eIDAS přiznává kvalifikovanému podpisu účinek rovnocenný podpisu vlastnoručnímu; požadavek konkrétního předpisu na „podpis s úředně ověřenou pravostí” ale tím automaticky nesplní každý úkon – záleží na znění daného předpisu. Úrovně podpisů a české pojmy rozebírá stránka zaručený elektronický podpis.

Jak úředně ověřit elektronický podpis

Elektronickou obdobou legalizace je eLegalizace na Czech POINT. Ověřit lze prostý podpis (třeba obrázek podpisu vložený do dokumentu) i zaručený, u kvalifikovaného za podmínky, že dokument nebyl po podpisu změněn. Postup podle metodiky k eLegalizaci:

1. Dokument s vaším elektronickým podpisem musí být ve formátu PDF/A a nesmí přesáhnout 50 MB; náležitosti stanoví § 5a vyhlášky č. 36/2006 Sb.
2. Soubor předáte přes Úschovnu Czech POINT; pro účely legalizace se na úložišti uloží na 30 dní.
3. Podle metodiky proces dokončíte na ověřujícím pracovišti: tam předložíte potvrzení z Úschovny, tzv. průvodku, a platný doklad totožnosti – řidičský průkaz jako doklad nestačí.
4. Ověřující osoba k dokumentu připojí ověřovací doložku, kterou podepíše svým kvalifikovaným elektronickým podpisem a opatří kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem.
5. Ověřovací doložku dostanete do datové schránky, nebo si ji do 30 dnů vyzvednete zpět v Úschovně. Dokument i doložka se předkládají vždy spolu; samotné PDF bez doložky už žádné úřední potvrzení neobsahuje. Existenci provedené eLegalizace lze dodatečně ověřit na stránkách Czech POINTu.

eLegalizaci nenabízí každé kontaktní místo; předem si ověřte, zda konkrétní pracoviště službu provádí. Není to totéž jako kontrola platnosti: eLegalizace potvrzuje, že podepisující uznal elektronický podpis za vlastní. Zda podepisovací data odpovídají obsahu, zjišťuje validátor – rozbor výsledků má návod ověření elektronického podpisu a k dispozici je i oficiální validátor EU DSS Evropské komise, určený pro testovací posouzení. Pokud teprve zjišťujete, jaký typ souboru jste dostali, začněte u návodu jak otevřít podepsaný dokument.

Než půjdete na úřad, otevřete soubor nahoře

Než si naplánujete cestu na úřad, rozmyslete, co skutečně potřebujete. Úřední ověření podpisu na papírové listině provede jen ověřující pracoviště; kontrolu elektronického podpisu v souboru ale zvládnete sami. Ten vložte do okna nahoře – čte se přímo ve vašem prohlížeči, nikam se neposílá, a ukáže podepisujícího i certifikát. Verdikt o platnosti stránka nevydává, k tomu slouží validátor; u zprávy z datové schránky se nabízí i ověření datové zprávy. Bezplatný účet přidá souhrn a náhled první strany, kompletní dokument včetně stažení je placený.