Jak dlouho se datové zprávy uchovávají a jak je uložit

Doba uložení datových zpráv je 90 dní od přihlášení oprávněné osoby; potom systém zprávu automaticky smaže. Pokud se do schránky nikdo nepřihlásí, zpráva v ní zůstává 3 roky od dodání. Lhůty stanoví § 6 vyhlášky č. 194/2009 Sb.

Kdo chce zprávy mít déle, má tři cesty: placený Datový trezor, bezplatnou archivaci v aplikaci nebo na Portálu občana, nebo vlastní soubor ZFO. Níže najdete lhůty, ceny a postup u každé z nich.

Lhůty podle vyhlášky a Provozního řádu

Délku uložení určuje vyhláška č. 194/2009 Sb., § 6, na kterou odkazuje § 20 odst. 4 zákona č. 300/2008 Sb. Vyhláška zná tři případy:

• písm. a) 90 dnů ode dne, kdy se do schránky přihlásila osoba s přístupem k dokumentu ve zprávě,
• písm. b) 90 dnů od přístupu přes spisovou službu nebo jinou aplikaci s certifikátem,
• písm. c) 3 roky ode dne dodání, pokud k přístupu podle a) ani b) nedojde.

Provozní řád ISDS z 26. 6. 2026 to opakuje a u zpráv nedoručených přihlášením mluví o „nejméně 3 letech“. Zákon zároveň dovoluje, aby provozovatel na žádost uchovával zprávy déle za úplatu; tou službou je Datový trezor.

Podle nápovědy ISDS se kapacita schránky co do počtu a velikosti zpráv neomezuje. Omezená je jen doba. Jak se počítá samotné doručení, rozebírá stránka kdy je datová zpráva doručena.

Datový trezor: cena a varianty

Datový trezor je placená doplňková služba České pošty, která zprávy po 90 dnech nesmaže. Podle stránky o Datovém trezoru zprávy „po 90 dnech nezmizí … smazat je můžete pouze vy“.

Varianty:

• Kreditní trezor pro fyzické osoby a malé právnické osoby. Zapnete ho sami v nastavení schránky a platíte z kreditu. Samotné dobití kreditu trezor nezapne.
• Smluvní trezor pro právnické osoby, na 1 rok s automatickým prodloužením a zálohovou fakturou, objednává se přes datovy-trezor.cz.
• Trezor na zkoušku: každá nová schránka dostane 20 zpráv na 3 měsíce zdarma od chvíle, kdy první zpráva dosáhne 90 dnů. Vypne se sám a lze ho využít jen jednou.

Ceny za 1 rok včetně DPH podle ceníku na datovka.gov.cz (stav ke dni 16. 10. 2026):

Zprávu smazanou z trezoru lze do 2 měsíců obnovit za jednorázových 50 Kč s DPH, placených z kreditu. Ostatní poplatky spojené se schránkou shrnuje stránka o ceně datové zprávy.

Bezplatná archivace: Datovka a Portál občana

Zdarma si zprávy uchováte v aplikaci Datovka od CZ.NIC nebo funkcí Archivace na Portálu občana. Uživatelská příručka Datovky uvádí, že aplikace „do jisté míry představuje alternativu k placené službě Datový trezor, protože uchovává datové zprávy starší 90 dnů“.

Archivace na Portálu občana funguje takto:

1. Schránku máte připojenou k Portálu občana a jste občan ČR nebo cizinec s povolením k pobytu.
2. Funkci Archivace sami zapnete.
3. Zprávy se do archivu zkopírují 3 týdny po doručení; jednotlivé zprávy lze zkopírovat i ručně.

Oficiální stránka kapacitu archivu neuvádí. Digitální a informační agentura navrhovala bezplatnou archivaci přímo v ISDS, ale podle Svazu účetních (8. 3. 2026) poslanci novelu v lednu 2026 vrátili k přepracování, takže zatím neplatí.

Vlastní kopie: stáhněte zprávu jako ZFO

Nejjednodušší trvalá kopie je soubor ZFO, který si stáhnete do počítače. V portálu datovka.gov.cz v okně DETAIL ZPRÁVY klepněte na STÁHNOUT ZPRÁVU (ZFO). Nápověda ISDS upozorňuje, že se tak ukládá „komplet celá zpráva, tedy obálka i připojené soubory“, nikoli jen jedna příloha. Podrobný postup pro portál, Datovku i mobil je na stránce jak uložit ZFO z datové schránky.

Se staženým souborem souvisí dvě omezení:

• Platnost razítka. Podle nápovědy ISDS je platnost zprávy uložené v systému trvalá, kdežto platnost staženého ZFO „je omezena platností razítka v pečeti správce“.
• Přerazítkování. Po načtení ZFO v portálu zvolte Další možnosti a Přerazítkovat. Přidá se archivní časové razítko, které podle nápovědy „prodlouží digitální platnost o několik let“. Nový soubor má název ve tvaru zprava__platiDo_RRRR_MM_DD.zfo. Funkce není dostupná, pokud jste soubor stáhli před méně než 24 hodinami nebo pokud poslední archivní razítko už vypršelo; pak se zpráva stává „nearchivovatelnou bez možnosti dodatečné nápravy“.

Doručenku si můžete stáhnout i poté, co byla zpráva smazána. Nové stažení k ní přidá aktuální pečeť správce. Co doručenka obsahuje, popisuje stránka o doručence ZFO.

Jak uložený ZFO otevřít za několik let

Uložený ZFO otevřete v portálu datovka.gov.cz (záložka OTEVŘÍT .ZFO, po přihlášení), v Datovce, nebo na této stránce bez instalace. Zde se soubor přečte ve vašem prohlížeči a nikam se nenahrává.

Po bezplatném přihlášení přes Google uvidíte souhrn zprávy, náhled první strany, seznam příloh a údaje o tom, kdo zprávu zapečetil. Celý dokument, stažení a tisk jsou za 3,99 € za jeden dokument, nebo v Pro za 7,99 € měsíčně, včetně DPH. Pokud potřebujete čitelnou kopii pro archiv, pomůže návod jak převést ZFO do PDF; takové PDF je kopie ke čtení, ne autorizovaná konverze.

Platnost pečeti tím nepotvrzujeme. Zda soubor odpovídá záznamu v ISDS, ověří jen portál nebo Datovka; postup popisuje stránka o ověření datové zprávy.

Otevřete archivovanou zprávu

Protože doba uložení datových zpráv ve schránce je omezená, má smysl ukládat si každou důležitou zprávu jako ZFO. Až ji budete potřebovat, otevřete soubor ZFO přímo v prohlížeči na začátku této stránky.