Dodejka a doručenka: jaký je mezi nimi rozdíl a co dokládají

Dodejka a doručenka jsou dvě jména pro tentýž záznam. Oba pojmy označují potvrzení, které Informační systém datových schránek (ISDS) pořizuje o doručování datové zprávy. Glosář ISDS je definuje shodně: „potvrzení, ze kterého se dozvíte, co se stalo s vámi odeslanou (anebo vám dodanou) datovou zprávou“. Z něj zjistíte, zda byla zpráva dodána do schránky adresáta, zda se do ní adresát přihlásil, a jestli uplynula lhůta od dodání, čímž mohlo nastoupit doručení fikcí.

V praxi se slovem dodejka myslí hlavně pohled odesílatele, slovem doručenka pohled adresáta a název uloženého souboru. Zákon ostatně pracuje jen s okamžikem doručení; oba pojmy pocházejí z provozní praxe systému.

Jaký je rozdíl mezi dodejkou a doručenkou?

Rozdíl je jen v úhlu pohledu, ne v obsahu. Dodejku vidí ten, kdo zprávu odeslal: chce vědět, jestli dorazila a kdy byla doručena. Doručenku vidí ten, komu byla doručena, a stejným názvem se říká i souboru, který si z portálu stáhnete.

Pozor na nejčastější záměnu: doručenka není datová zpráva. Nápověda portálu uvádí, že přílohy v uložené podepsané ZFO doručence nejsou. Doručenka dokládá průběh doručování; samotné dokumenty obsahuje zpráva. Co je uvnitř takového souboru, rozebírá stránka co je soubor ZFO a samostatný návod pak doručenka ZFO.

Kdo co vidí v portálu a v aplikaci Datovka

Pohled odesílatele popisuje nápověda ISDS k doručenkám:

• V seznamu odeslaných zpráv stojí ve sloupci Dodáno, pokud je zpráva ve schránce adresáta, ale ještě nebyla doručena přihlášením ani fikcí.
• Údaj Doručeno ukazuje den, kdy zprávu převzal adresát přihlášením ke své schránce.
• Klepnutím na DETAIL se v zobrazení zprávy objeví sekce UDÁLOSTI ZPRÁVY s jednotlivými kroky a časy.
• Když se schránka příjemce znepřístupní, dosud nedoručené zprávy přejdou do stavu nedoručitelné a odesílatelé o tom obdrží systémovou zprávu.

Přehled událostí s kódy EV, které v doručence jsou, nepíšeme podruhé – tabulku i s významem kódů má stránka doručenka ZFO.

Co dodejka a doručenka dokládají

Zákon č. 300/2008 Sb. v § 17 stanovuje dva okamžiky, které pro doručení u fyzických a právnických osob rozhodují:

• Doručení přihlášením (§ 17 odst. 3): dokument je doručen okamžikem, kdy se do schránky přihlásí osoba, která má k dodanému dokumentu přístup.
• Doručení fikcí (§ 17 odst. 4): pokud se taková osoba nepřihlásí do 10 dnů ode dne dodání, dokument se považuje za doručený posledním dnem lhůty.
• Stejné účinky (§ 17 odst. 6): doručení přihlášením i fikcí má stejné právní účinky jako doručení do vlastních rukou.
• Doručení orgánu veřejné moci. Podle nápovědy k událostem zprávy platí, že je-li příjemcem orgán veřejné moci vystupující v postavení OVM, je zpráva doručena už okamžikem dodání.

Pro poštovní datové zprávy mezi soukromými osobami a firmami opakuje stejná pravidla § 18a. Výpočet lhůt, výjimky i to, co se počítá jako přihlášení, podrobně rozebírá stránka doručení datové zprávy, aby se stejná čísla neopakovala na více místech.

Z doručenky kromě časů událostí zjistíte i podací razítko: podle nápovědy je „podací razítko datové zprávy obsaženo i v datech doručenky“. Zákon navíc v § 20 odst. 1 písm. a) ukládá Agentuře, aby k odeslané zprávě připojila data prokazující její existenci k okamžiku odeslání. Nejde o právní poradenství; v řízení, kde na lhůtě záleží, ověřte aktuální znění předpisu.

Jak se dodejka „vypisuje“

Nevypisuje. Dodejku ani doručenku nedostanete jako prázdný formulář – systém obě vygeneruje sám z provozních záznamů a vy si je už jen zobrazíte nebo uložíte.

Pokud jde o určení do vlastních rukou, v datové schránce ho řeší § 19 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb.: je-li dokument nebo úkon určen do vlastních rukou adresáta, vyznačí tuto skutečnost odesílatel v datové zprávě. Z doručenky pak poznáte, že zpráva byla doručena, a zákon k doručení přihlášením nebo fikcí připojuje stejné právní účinky jako u doručení do vlastních rukou.

Když zpráva nedorazila, poznáte to i bez potvrzení o doručení. Zákon č. 300/2008 Sb. v § 20 odst. 1 pověřuje Agenturu, aby odesílateli oznámila, že schránka adresáta neexistuje (písm. f), je znepřístupněná (písm. g) nebo byla zrušena (písm. h)). Nápověda přidává, že dosud nedoručené zprávy ve znepřístupněné schránce přejdou do stavu „nedoručitelná“ a odesílatel dostane systémovou zprávu. Stav doručení tak stojí za to sledovat i tehdy, když se nic neděje.

Doručenku lze stáhnout i poté, co ze schránky zmizela samotná zpráva: portálová nápověda popisuje složku Historie, v níž se dají obálky i doručenky smazaných zpráv zobrazit a stáhnout včetně aktuální pečeti správce ISDS. Lhůty mazání i možnosti archivace mají vlastní stránku o době uložení datových zpráv; neopakujeme je zde.

Formát ZFO: potvrzení, které uschováte

Chcete-li mít doručení doložené i mimo portál, uložte si potvrzení jako soubor. V nabídce VÍCE je Uložit doručenku a na výběr PDF, nebo ZFO; oba formáty obsahují digitální podpis a jsou obsahově rovnocenné. ZFO je podepsaný XML kontejner s pečetí správce – v Datovce se export jmenuje „Exportovat doručenku jako soubor ZFO“, v Mobilní Datovce „Zobrazit doručenku“ a uložíte ji jako PDF nebo ZFO. Kompletní zprávu s přílohami přitom ukládáte jiným tlačítkem; postup pro portál i Datovku popisuje stránka ZFO z datové schránky.

Uložený soubor je zapečetěný originál, který si nechte pro archivaci. Jeho pravost vůči záznamu v systému ověří jen portál nebo Datovka, návod podává stránka o ověření datové zprávy.

Otevřete dodejku i doručenku nahoře

Dodejka a doručenka se čtou stejně: soubor ZFO vyberte v okně nahoře a přečtěte si časy podání, dodání a doručení bez přihlášení do schránky. Když je soubor jen doručenka a dokumenty v něm nejsou, stránka vás na to upozorní. S bezplatným účtem uvidíte souhrn a údaje o tom, kdo zprávu zapečetil; celý dokument včetně stažení je placený. Soubor se čte ve vašem zařízení a nikdy neopouští váš počítač ani telefon.