Jak poslat datovou zprávu: od výběru adresáta po potvrzení o podání

Postup, jak poslat datovou zprávu, má tři kroky: výběr adresáta, obálka, přílohy. Podmínkou je vlastní zpřístupněná schránka, protože podle § 18 zákona č. 300/2008 Sb. může úkon vůči orgánu veřejné moci datovou schránkou činit jen osoba, která má schránku zpřístupněnou. Píše se na portálu datovka.gov.cz nebo v aplikaci, která odesílání umí; tato stránka zprávy neposílá – jen dovede otevřít soubor ZFO, který si po odeslání stáhnete.

Co si připravit, než začnete psát

• Přihlášený účet do vlastní schránky. Portál nabízí Identitu občana (bankovní identita, eObčanka, Mobilní klíč), Mobilní klíč eGovernmentu i jméno a heslo, případně s SMS kódem.
• Adresu příjemce. Jistota je ID schránky; jak ho vyhledat, popisuje návod vyhledání datové schránky.
• Dokumenty v povoleném formátu. Seznam přípon i velikostní stropy má stránka o přílohách datové zprávy – systém kontroluje příponu i obsah a antivirus.
• Údaje pro obálku: předmět, případně číslo jednací, a rozmysl, zda jde zpráva do vlastních rukou.

Jak poslat datovou zprávu v portálu

Okno pro vytvoření nové zprávy otevřete tlačítkem NAPSAT ZPRÁVU. Postup se dělí na KROK 1/3: ADRESÁT, KROK 2/3: NÁLEŽITOSTI ZPRÁVY a KROK 3/3: OBSAH ZPRÁVY (nápověda ISDS, kap. 4.1). Z vyššího kroku se vždy vrátíte zpět; pokud z kroku 2 nebo 3 odejdete jinak než na předchozí krok, portál rozpracovanou zprávu uloží, abyste o ni nepřišli.

Krok 1: najít a vybrat adresáta

Portál nabízí tři cesty: výběr ze seznamu naposledy kontaktovaných adresátů, fulltext – ten v jednom poli automaticky rozliší jméno, adresu, IČO nebo ID schránky (nápověda ISDS, kap. 4.2) – a vyhledání schránek fyzických osob podle rozšířených parametrů, kde jsou jméno a příjmení povinná a doplnit můžete narození a pobyt. V Pokročilém vyhledávání si omezíte výsledky na typ schránky: OVM hlavní i další, právnické osoby, podnikatele, fyzické osoby. Platí, že neúplné ID (sedm znaků s kontrolním součtem) či nevalidní osmimístné IČO systém vrátí jako chybu – překlep v adrese se tak dozvíte hned. Tutéž zprávu můžete poslat i více adresátům; v kroku 2/3 k tomu slouží tlačítko PŘIDAT ADRESÁTA, u placené poštovní zprávy se ale vždy volí jen jeden příjemce.

Krok 2: obálka s rozvahou

Pole Předmět je povinné a příjemce podle něj pozná, proč zpráva přišla. Pozor: obálku včetně předmětu může (na rozdíl od příloh) číst správce ISDS, takže sem nepatří osobní ani citlivé údaje. Ostatní položky jsou volitelné (nápověda, kap. 4.8):

Ve spodní části okna portál hned ukáže, zda posíláte bezplatnou datovou zprávu, nebo placenou poštovní. Poplatek se vztahuje na zprávy, kde ani odesílatel, ani adresát není orgán veřejné moci, a platí se z kreditu schránky; ověřená čísla má stránka cena datové zprávy. Smluvní odesílatel může navíc zaškrtnout Předplatit adresátovi odpovědní zprávu – pak hradí i odpověď a ta se s původní zprávou spáří přes údaj Naše čís. jednací.

Krok 3: přílohy a odeslání

Zpráva musí mít alespoň jednu přílohu. Přidáváte je tlačítky NAHRAJTE Z POČÍTAČE či VLOŽIT Z ÚLOŽIŠTĚ SOUBORŮ, případně textovým režimem, ze kterého portál vygeneruje PDF přílohu. Odeslání zakončí tlačítko ODESLAT ZPRÁVU; portál pak potvrdí „Vaše datová zpráva ID: … byla úspěšně odeslána“ a nabídne tisk sestavy s informacemi o doručování (nápověda, kap. 4.11). V špičkách může zpráva chvíli čekat na podací časové razítko – detail se zobrazí až po doplnění a v seznamu odeslaných zpráv bývá taková zpráva na konci, protože se řadí podle času dodání.

Když datovou schránku nemáte

Ze cizí schránky se posílat nedá a bez vlastní také ne. Fyzická osoba plně svéprávná má nárok na jednu schránku zřízenou na žádost (§ 3 zákona); žádost vyžaduje úředně ověřený podpis, ale zákon zná výjimky – úřední ověření se nevyžaduje, je-li žádost podepsána před zaměstnancem kontaktního místa veřejné správy nebo před zaměstnancem Agentury, anebo ji osoba podá s využitím přístupu pomocí kvalifikovaného prostředku elektronické identifikace (§ 27 odst. 3 a 4). Přístupové údaje pak dostanete i na počkání na kontaktním místě. Podnikající osoba, advokát, auditor či zapsaná firma mají schránku zřízenou ze zákona (§ 4 a § 5); po výmazu z evidence je ale čeká znepřístupnění a následné zrušení datové schránky. Poslední varianta: úkon učiníte jiným způsobem, který připouští příslušný předpis – datová schránka je jen jedna z cest.

Kde hlídat, jestli zpráva došla

Potvrzení o podání má podobu dodejky; podle § 20 odst. 1 vyrozumí systém odesílatele o dodání i o doručení zprávy adresátovi. Když se naopak nedaří, portál napíše důvod – například že schránka příjemce není přístupná; zákon v § 20 počítá i s neexistující, znepřístupněnou a zrušenou schránkou. Okamžik, kdy je zpráva doručena, určuje § 17 – vysvětlení s fikcí po deseti dnech má návod doručení datové zprávy.

Odeslání mimo portál: Datovka a aplikace

Desktopová aplikace Datovka od CZ.NIC zvládne podle vlastního popisu stahování i odesílání datových zpráv, přerazítkování a export zpráv do ZFO či PDF; je to svobodný software pro Linux, Windows i macOS. Firmy a úřady často odesílají z vlastních systémů – spisové a účetní aplikace přistupují do schránky systémovým certifikátem podle § 29 zákona a provozní dokumentace ISDS. Ať zprávu vytvoříte kdekoli, výsledek je stejný: podepsaný kontejner, který si druhá strana i vy uchováte jako soubor ZFO.

Uložte si kopii odeslané zprávy

Kdo umí poslat datovou zprávu, pak řeší i její kopii: zpráva zůstává uložená i v sekci Odeslané zprávy a její uchování má vlastní lhůty, které shrnuje stránka o době uložení datových zpráv. Stáhněte ji jako ZFO – v detailu zprávy na to slouží tlačítko STÁHNOUT ZPRÁVU (ZFO). Stažený soubor zobrazíte i mnohem později: v okně nahoře ho prohlížeč přečte přímo ve vašem zařízení a vypíše obálku, přílohy i vydavatele pečeti. Bezplatný účet stačí na náhled první strany a údaje o podpisu, celý dokument je placený.