Jak na zrušení datové schránky: znepřístupnění, lhůty a záloha zpráv

Zrušení datové schránky je dvoustupňový proces. Prvním stupněm je znepřístupnění podle § 11 zákona č. 300/2008 Sb. – schránka přestane být přístupná a nedodávají se do ní nové dokumenty. Druhým stupněm je vlastní zrušení podle § 13, které Agentura provede se tříletým odstupem po události, jež schránku znepřístupnila. Na přání lze schránku zavřít jen částečně, a to žádostí o znepřístupnění.

Tato stránka rozebírá, které události schránku zavřou samy, jak podat žádost a co se stane s zprávami, které jste si ve schránce neuchováli. Jde o shrnutí textu zákona a oficiálních návodů, nikoli o právní poradenství.

Kdy se schránka zavře sama

Znepřístupnění bez žádosti nastává ke dni právní události a zákon ho připouští i zpětně. Přehled podle § 11 a § 13 zákona č. 300/2008 Sb. (znění na e-Sbírce):

Mezi znepřístupněním a zrušením schránka v systému formálně existuje, ale zůstává nedostupná. Právnické osoby, podnikatelé zapsaní v evidenci i úřady si tedy „zrušení datové schránky“ v podstatě neshání – jejich schránka kopíruje osud subjektu.

Kdy lze žádat o zrušení datové schránky

Žádost o znepřístupnění připouští § 11 odst. 5, ale jen u schránek, které Agentura zřizuje na žádost – tedy schránek fyzických osob (§ 3) a schránek podnikajících fyzických osob či právnických osob zřízených na základě žádosti. Podle § 11 odst. 6 se tak stane bezodkladně po podání. Služba popsaná na Portálu veřejné správy se proto váže ke schránkám zřízeným na vlastní žádost. Nápověda ISDS ukazuje, kde stav měníte přímo v portálu: záložka Nastavení, příkaz Uživatel a schránka. Znepřístupnit schránku na žádost (FO nebo PFO na žádost) může oprávněná osoba; znovu zpřístupnit schránku typu FO nebo PFO jde po přihlášení Identitou občana. Oba směry jsou podle nápovědy zákonem omezeny jen jednou za rok.

Chcete-li jen omezit soukromou korespondenci, trvalé opatření nepotřebujete. § 18a odst. 1 umožňuje držiteli schránky fyzické osoby znepřístupnit příjem dokumentů od jiných soukromých osob, takže zprávy od úřadů vám nadále docházejí. Znepřístupněná schránka už pak do veřejného seznamu nepatří: podle § 14b se do něj dostávají jen schránky zřízené a zpřístupněné. Adresátův stav si ostatně můžete ověřit – jak na to, popisuje návod vyhledání datové schránky.

Jak podat žádost o znepřístupnění

Portál veřejné správy popisuje žádost volnou formou s jedním prohlášením – že si přejete svou schránku znepřístupnit. Kanály jsou čtyři:

• datová zpráva do schránky Agentury – Portál veřejné správy u služby uvádí ID yukd8p7,
• e-mail na adresu Digitální a informační agentury (posta@dia.gov.cz), podepsaný uznávaným elektronickým podpisem,
• písemná žádost s úředně ověřeným podpisem zaslaná poštou,
• osobně na kterémkoli kontaktním místě veřejné správy (Czech POINT) po prokázání totožnosti.

Poslední cestu potvrzuje i § 27 odst. 1: žádosti a oznámení podle zákona lze podat rovněž prostřednictvím kontaktního místa veřejné správy. Přihlášení do schránky u toho není povinné – na Czech POINTu postačí prokázat totožnost.

Co zavření schránky změní

• Přihlášení je omezené. Podle nápovědy ISDS se do znepřístupněné schránky přihlásit lze, ale zprávy se nedají odesílat a žádné nové nepřibývají; uložené zprávy zůstávají čitelné. Po smrti držitele nebo výmazu z evidence už se ale za něj nikdo nepřihlásí.
• Nové zprávy nedostanete. § 17 odst. 1 váže doručování dokumentů datovkou na zpřístupněnou schránku; úřad přejde na jiný způsob doručení. § 18a umožňuje dodávání soukromých dokumentů jen do zpřístupněné schránky.
• Odesílatel se dozví, proč. Podle § 20 odst. 1 písm. f) až h) oznámí systém odesilateli, že cílová schránka neexistuje, je znepřístupněná nebo byla zrušena.
• Zmizíte ze seznamu. Veřejný seznam držitelů eviduje pouze zpřístupněné schránky.
• Lhůty pro zprávy běží dál. Co se děje s uloženými zprávami a jak dlouho, má vlastní pravidla – shrnuje je stránka o době uložení datových zpráv.

Nejdůležitější praktický dopad: dokud jste oprávněná osoba, po znepřístupnění ke zprávám ještě nahlédnete. Pokud schránku zavíráte dědictvím, po úmrtí se už za držitele nepřihlásí nikdo – stáhněte důležité zprávy jako ZFO předem a postup i s názvy tlačítek najdete v návodu jak uložit zprávu jako ZFO. Doručenku pak stáhnete i poté, co systém smaže samotnou zprávu; co obsahuje, popisuje stránka o doručence ZFO.

Plán před zavřením: kontrolní seznam

• Stáhnout každou zprávu, která se hodí do archivu, jako soubor ZFO včetně příloh.
• Ponechat si původní zapečetěný soubor .zfo – nese pečeť správce a je to originál; PDF z něj je jen kopie ke čtení.
• Zvážit mírnější cestu: vypnout příjem poštovních datových zpráv namísto úplného zavření schránky.
• Pokud ještě potřebujete odeslat poslední dokument, udělejte to, dokud je schránka otevřená – postup jak poslat datovou zprávu.
• Počítat s zákonnou lhůtovou pojistkou: podruhé za poslední rok na žádost znepřístupněnou schránku lze zpřístupnit nejdřív za jeden rok od posledního znepřístupnění (§ 11 odst. 7).
• Jestliže schránku jen občas kontrolujete, nastavte raději vyrozumění o dodání zpráv na svůj e-mail (§ 20 odst. 1 písm. d)) a zavření odložte.

Přečtěte staré zprávy bez přihlášení

I po znepřístupnění nebo zrušení datové schránky zůstávají dříve stažené soubory ZFO čitelné. Otevřete uložený soubor nahoře přímo v prohlížeči – zobrazí se odesílatel, předmět i přílohy a údaj o tom, kdo zprávu zapečetil. Soubor přitom neopustí vaše zařízení; bezplatný účet ukáže souhrn a náhled první strany, celý dokument je placený.